Gestion documentaire (GD, GDA, GDE, GED, GID, GI et GII)

La gestion des documents d'archives ou gestion documentaire (ou records management) a pour objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format.

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6 raisons de faire de la gestion documentaire* avec Ultima :

  • Efficacité administrative engendrée par l’amélioration des interventions liées à la gestion des documents de l’entreprise (accès rapide à votre information stratégique, amélioration des processus de décision et d’affaires);
  • Économie de ressources humaines, financières, matérielles et diminution des dépenses (plan et échéancier d’élimination des documents, économies d’espace de bureau et des frais d’entreposage, économies de temps liées au traitement et au repérage des documents);
  • Respect des prescriptions légales liées à la conservation des documents et à la protection des renseignements personnels;
  • Protection de l’information essentielle et diminution des risques de pertes de documents utilisés par l’entreprise pour réaliser ses activités, protéger ses droits et remplir ses obligations;
  • Diminution des difficultés engendrées par la mobilité du personnel ou encore lors de changements structurels (transmission de dossiers, de documents, de données et de connaissances);
  • Renforcement de la culture, des valeurs, de l’image et du profil de l’entreprise (tradition, expérience, fiabilité).

* Source : Le guide de gestion des archives d'entreprises, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Réseau des services d'archives du Québec, 2009, 120 p. ISBN 978-2-551-23801-9


Les produits Ultima :

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GCI vous propose Ultima, Ultima mini et Ultima Quest - l’ultime solution pour la gestion documentaire (GD, GDA, GDE, GED, GID, GI et GII).

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Ultima est LE logiciel Web qui englobe toutes les fonctions essentielles d'une parfaite gestion documentaire (GD, GDA, GDE, GED, GID, GI et GII), afin d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont un établissement peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format.

Ultima mini est LA console Web de gestion intégrée de l’information (GII), qui vous donne accès à toutes les informations et aux fonctions essentielles d’Ultima, dans une interface plus petite, plus simple, mais toujours aussi conviviale, performante et sécurisée. Son interface innovatrice permet la recherche, la navigation et la saisie, même de documents électroniques par glisser-déposer. Son but, autre qu’être un outil spectaculaire, est d’engager volontairement tous les utilisateurs dans l’effort de transfert de leurs documents numériques de leurs environnements décentralisés à un environnement corporatif centralisé.

Ultima Quest est une interface Web de recherche et de consultation, non pas de saisie, qui a pour but de permettre au chercheur ou au visiteur de repérer rapidement les informations souhaitées. Cette nouvelle interface innovatrice peut être entièrement personnalisée selon les besoins du client.

Avec les produits Ultima, nous résolvons les problèmes et satisfaisons les besoins d’une plus grande diversité de clientèles.

Cette solution innovatrice répond aux besoins de :

  • la gestion documentaire (GD), la gestion des documents administratifs (GDA), la gestion des documents électroniques (GDE), la gestion électronique des documents (GED), la gestion intégrée des documents (GID) et la gestion informationnelle (GI) :
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Classeurs

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Contenants

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Dossiers

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Documents

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Plans de classification

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Calendriers de conservation

  • la gestion de contenus d’entreprise (ECM) :
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Serveurs corporatifs

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Dossiers

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Documents

  • la gestion des comités (CA, comité de direction, comité bioéthique, CII, CM, CMDP, etc.) :
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Comités

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Dossiers

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Documents

  • la gestion des dossiers d'employés et la gestion des dossiers du bureau de santé :
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Employés

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Dossiers

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Documents

  • la gestion de la correspondance :
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Appels téléphoniques

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Courrier postal

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Courrier électronique

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Dossiers

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Documents

  • la gestion des plaintes :
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Plaintes d'usagers

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Dossiers

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Documents

  • la gestion des matières dangereuses (SIMDUT) :
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Matières dangereuses

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Dossiers

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Documents

  • la gestion des enquêtes :
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Enquêtes

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Dossiers

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Documents

  • la gestion des connaissances et du savoir :
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Connaissances et savoir

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Documents

  • la gestion des archives historiques :
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Fonds

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Séries, sous-séries, etc.

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Dossiers

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Pièces

  • la gestion de bibliothèques/centres de documentation :
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Monographies (livres)

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Périodiques (revues)

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Documents

  • la gestion de collections :
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Objets divers

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Dossiers

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Documents

  • la gestion d'inventaires divers :
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Chaises

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Projecteurs

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Véhicules automobiles

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Dossiers

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Documents

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Inventaires additionnels

  • etc. :
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Fichiers électroniques

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Quelques mots à propos de GCI



Fondé au Québec en 1992, GCI est rapidement devenu le chef de file mondial de la gestion documentaire, autant papier qu’électronique!

Sa clientèle internationale est constituée de plus de mille (1000) organismes et de dizaines de milliers d’utilisateurs, dont :

  • le ministère de la Santé et des Services sociaux, l’agence de la Santé et des Services sociaux de la Capitale-Nationale, le CHUM (Centre hospitalier universitaire de l’Université de Montréal), etc.;
  • Loto-Québec, Hydro-Québec, AMF, ministère des Finances, BAnQ, etc.;
  • le Cirque du Soleil, l’Université de Sherbrooke, l’Université Laval, etc.

Fort de son expertise et de son expérience, GCI peut répondre aux besoins d’organisations de toute nature et de toute taille.



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