Des solutions documentaires

Dans un contexte d'intégration régionale de tous les établissements de Santé et de Services sociaux, nous vous aiderons à implanter une nouvelle gouvernance documentaire et informationnelle et des règles de saine gestion, axées sur l'efficience et l'efficacité!

Laissez-nous mettre en œuvre nos solutions documentaires intégrées de sorte que vous puissiez vous concentrer sur vos activités de base! Pour les organismes du secteur de la santé et des services sociaux, dont les centres hospitaliers universitaires (CHU), instituts universitaires (IU), CISSS, CIUSSS et cliniques privées.

5 solutions intégrées de produits logiciels et d'un service

4 produits logiciels et 1 service!

Les centres hospitaliers universitaires (CHU), instituts universitaires (IU), CISSS et CIUSSS, étant des organismes publics régis par la Loi sur les archives, depuis 1983, ainsi que plusieurs autres lois et règlements similaires, ont des obligations en matière de gestion, de conservation et de destruction de leurs documents en formats papier et électronique. D'autant plus que le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a une Politique de gestion des documents à l'égard de la Gestion des documents administratifs.

  • Politique de gestion des documents du MSSS | Gestion des documents administratifs (1997) :
    • Promouvoir et assurer l'accessibilité aux documents du Ministère conformément à la Loi sur les archives et à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
    • Viser une gestion efficiente de la documentation administrative au même titre que la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. Elle est encadrée par un système dont le développement et la mise en oeuvre soutiennent adéquatement les prises de décision;
    • Appliquer les normes de conservation d'un calendrier approuvé afin de garantir l'intégrité de l'information contenue dans les documents;
    • Répartir les rôles et responsabilités entre les différents niveaux d'intervention.
  • Loi sur les archives (1983) :
    • 1983, c. 38, a. 7. : Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés;
    • 1983, c. 38, a. 13. : Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation, nul ne peut aliéner ou éliminer un document actif ou semi-actif d'un organisme public.
  • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (2001) :
    • La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information a donné une reconnaissance juridique à l'utilisation des documents technologiques dans les affaires courantes;
    • Ces documents ont maintenant une valeur probante aussi grande que le support traditionnel de papier tant au sein du gouvernement du Québec qu'à l'intérieur des municipalités et dans la société québécoise;
    • Elle définit le document comme étant de l’information présentée sur un support, que ce dernier soit ou non de nature technologique.
  • Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques (1985).

De plus, la réorganisation en cours de 182 à 34 établissements amène son lot de défis quant à la gestion de l'information. À l'heure actuelle, quels établissements ont implanté des processus clinico-administratifs électroniques, font de la gestion documentaire électronique, ont numérisé les documents en format papier pour lesquels il est bénéfique de le faire et ont un soutien technique et documentaire adéquat?

Notre consortium de quatre entreprises québécoises vous propose des solutions documentaires abordables, intégrées, complémentaires, complètes, éprouvées, qui auront un retour sur investissement assuré, et qui vous permettront de gérer vos processus clinico-administratifs, votre gestion documentaire, votre numérisation/capture de documents tout en étant assisté par notre Centre d'assistance et support informatique (CASI).


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Gestion des processus clinico-administratifs (workflows)

WorkflowGen distribué par INTELLERA - Logiciel Web de workflow/BPM

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Un workflow, anglicisme pour flux de travaux, est la représentation d'une suite de tâches ou d'opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Le terme flow (flux) renvoie au passage du produit, du document, de l'information, etc., d'une étape à l'autre.

WorkflowGen :

  • WorkflowGen peut être utilisé sur un ordinateur, une tablette et un téléphone intelligent, peu importe le site de l'établissement;
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Ordinateur

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Tablette électronique

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Téléphone intelligent

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Sites des établissements

  • WorkflowGen est un logiciel réalisé en conformité avec les grands standards internationaux de workflows;
  • WorkflowGen est un moteur puissant permettant d'implémenter facilement et rapidement tous types de process sans programmation;
  • Avec WorkflowGen lancer une demande, réaliser une action, déléguer une tâche, renseigner un formulaire, partager des commentaires se fait en un clic;
  • WorkflowGen permet une productivité maximisée, un suivi en temps réel, des formulaires riches en quelques clics et un workflow intuitif et évolutif;
  • 600 organisations dans 70 pays ont choisi WorkflowGen;
  • WorkflowGen est une solution packagée clé en main, permettant une implémentation robuste et évolutive en 48 heures et une prise en main pour les utilisateurs finaux sans formation;
  • Comparativement avec les autres solutions de workflows, WorkflowGen est un moteur de workflows d'entreprise fournissant le meilleur rapport Fonctionnalités/Prix/Simplicité d'utilisation.
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Exemples de processus (workflows) déjà créés avec WorkflowGen :

Santé :

  • Études cliniques;
  • Conflit d’intérêts;
  • Fiche patient;
  • Fiche d’intervention chirurgicale;
  • Contractualisation avec un spécialiste de la santé;
  • Mise sur le marché d’un médicament.

Ressources humaines :

  • Fiche de poste;
  • Demande de congés;
  • Déclaration d’absence;
  • Demande d’avance;
  • Entretien d’évaluation;
  • Demande d’embauche;
  • Intégration de nouveaux salariés;
  • Fiche de temps;
  • Demande de voyages;
  • Ordre de mission;
  • Demande de badge employé;
  • Droit individuel de formation.

Finances :

  • Demandes de subventions [Étude de cas];
  • Demande de crédit;
  • Demande de virement;
  • Demande d’investissement;
  • Demande de dépenses d’investissement en capital;
  • Ouverture de comptes.

Qualité :

  • Actions correctives et préventives;
  • Fiche de non-conformité;
  • Réclamations clients;
  • Validation des procédures.

Gouvernance IT / COBIT / ITIL :

  • Demande d’habilitation;
  • Gestion des incidents;
  • Demande de matériel;
  • Demande d’assistance technique;
  • Demande d’installation;
  • Demande de création de comptes;
  • Gestion des mises à jour;
  • Gestion de la configuration;
  • Réconciliation.

Services généraux :

  • Demande de travaux;
  • Demande de fournitures;
  • Demande de transports;
  • Demande de véhicule;
  • Demande de matériel;
  • Demande d’intervention technique;
  • Demande de prestations;
  • Réservation de salles de réunion;
  • Demande de badge d’accès.

Comptabilité :

  • Demande de changement [Étude de cas];
  • Notes de frais;
  • Validation de factures;
  • Demande d’avoir;
  • Validation de commandes;
  • Frais de déplacement;
  • Demande de paiement;
  • Demande de facture;
  • Création/Suppression Client;
  • Changement de prix.

ISO 17799 (Issue de la norme britannique BS 7799, la norme ISO 17799 donne des lignes directrices et des recommandations pour le management de la sécurité) :

  • Évaluation des risques et traitement;
  • Sécurité physique et environnementale;
  • Gestion de la communication et des opérations;
  • Sécurité du personnel;
  • Développement et maintenance;
  • Contrôle d’accès;
  • Développement et maintenance;
  • Conformité légale et audit de contrôle.

Commercial/CRM :

  • Demandes clients [Étude de cas];
  • Reporting commercial;
  • Fiche produit;
  • Commande;
  • Gestion des offres commerciales;
  • Gestion des voyages;
  • Gestion des appels d’offres;
  • Informations fournisseurs;
  • Réclamation client.
  En savoir plus Visitez le site Web d'INTELLERA Visitez le site Web de WorkflowGen

WorkflowGen est une solution développée par Advantys depuis 2003.





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Gestion documentaire

Ultima de GCI - Logiciel Web de gestion documentaire simple, complet et sécuritaire

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La gestion des documents d'archives ou gestion documentaire (ou records management) a pour objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format.

6 raisons de faire de la gestion documentaire* avec Ultima :

  • Efficacité administrative engendrée par l’amélioration des interventions liées à la gestion des documents de l’entreprise (accès rapide à votre information stratégique, amélioration des processus de décision et d’affaires);
  • Économie de ressources humaines, financières, matérielles et diminution des dépenses (plan et échéancier d’élimination des documents, économies d’espace de bureau et des frais d’entreposage, économies de temps liées au traitement et au repérage des documents);
  • Respect des prescriptions légales liées à la conservation des documents et à la protection des renseignements personnels;
  • Protection de l’information essentielle et diminution des risques de pertes de documents utilisés par l’entreprise pour réaliser ses activités, protéger ses droits et remplir ses obligations;
  • Diminution des difficultés engendrées par la mobilité du personnel ou encore lors de changements structurels (transmission de dossiers, de documents, de données et de connaissances);
  • Renforcement de la culture, des valeurs, de l’image et du profil de l’entreprise (tradition, expérience, fiabilité).

* Source : Le guide de gestion des archives d'entreprises, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Réseau des services d'archives du Québec, 2009, 120 p. ISBN 978-2-551-23801-9


Les produits Ultima :

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GCI vous propose Ultima, Ultima mini et Ultima Quest - l’ultime solution pour la gestion documentaire (GD, GDA, GDE, GED, GID, GI et GII).

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Ultima est LE logiciel Web qui englobe toutes les fonctions essentielles d'une parfaite gestion documentaire (GD, GDA, GDE, GED, GID, GI et GII), afin d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont un établissement peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format.

Ultima mini est LA console Web de gestion intégrée de l’information (GII), qui vous donne accès à toutes les informations et aux fonctions essentielles d’Ultima, dans une interface plus petite, plus simple, mais toujours aussi conviviale, performante et sécurisée. Son interface innovatrice permet la recherche, la navigation et la saisie, même de documents électroniques par glisser-déposer. Son but, autre qu’être un outil spectaculaire, est d’engager volontairement tous les utilisateurs dans l’effort de transfert de leurs documents numériques de leurs environnements décentralisés à un environnement corporatif centralisé.

Ultima Quest est une interface Web de recherche et de consultation, non pas de saisie, qui a pour but de permettre au chercheur ou au visiteur de repérer rapidement les informations souhaitées. Cette nouvelle interface innovatrice peut être entièrement personnalisée selon les besoins du client.

Avec Ultima, notre progiciel de gestion intégrée de l’information, nous résolvons les problèmes et satisfaisons les besoins d’une plus grande diversité de clientèles.


  En savoir plus Visitez le site Web de GCI



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Numérisation et capture

Librex de CORIUM - Logiciel de capture unifiée, intelligente et intégrée

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La numérisation de documents papier et la capture de documents électroniques ont pour but d’importer rapidement et simplement l’ensemble de vos documents et de les intégrer à vos systèmes et processus. Un outil de capture vous permettra de garder le contrôle sur vos documents en encadrant vos utilisateurs. Peu importe leur source et format, vos documents seront toujours importés, nommés, classifiés et indexés de la même façon. Il sera ainsi facile de les retrouver.

Librex :

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  • Numérisation papier : Transformez vos documents papier en documents électroniques pour obtenir un accès direct et accélérer votre prise de décision.
  • Capture de documents électroniques : Importez vos documents électroniques de tous formats avec un seul outil et de façon unifiée par : services web, répertoires réseau d’importation automatique, formulaires et données en ligne, impressions virtuelles, télécopies, courriels, compléments Office, « drag & drop » de fichiers, etc.
  • Analyse intelligente des données : Automatisez l’extraction et la transformation des données utilisées dans vos processus : reconnaissance optique de caractères (OCR), de marques et de codes à barres, extraction automatique ou sur demande des métadonnées, importation de données de systèmes et bases de données externes, fonctions de conversion et validation, etc.
  • Intégration à vos systèmes : Classez automatiquement vos documents et métadonnées dans Ultima et dans vos systèmes métier où ils sont requis, en créant automatiquement les dossiers du plan de classification, en définissant vos règles de nomenclature et de versions, de conversion PDF/A, de distribution selon les valeurs de métadonnées, etc.
  • Accélération de vos processus : Traitez de grandes quantités de documents automatiquement à l’aide des diverses fonctions de Librex. Vous donnerez ainsi de la vie à vos documents d’affaires et maximiserez les investissements effectués dans vos systèmes actuels.

  En savoir plus Visitez le site Web de CORIUM



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Interopérabilité et sécurité pour les systèmes d'information

Modélisez et supervisez les échanges interapplicatifs de votre SIH plus rapidement, simplement et sans programmation.

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Integration Engine - Modélisez et supervisez les échanges interapplicatifs de votre SIH plus rapidement, simplement et sans programmation :Pour répondre efficacement aux besoins d’interopérabilité des établissements de santé et GHT, Enovacom propose une solution unique et éprouvée : ENOVACOM Integration Engine. Accessible aux non-initiés, la solution permet de concevoir des interfaces visuellement et sans aucune notion de programmation. La force de la plateforme réside également dans son approche orientée santé. Véritable pierre angulaire du SIH, ENOVACOM Integration Engine est en mesure de connecter les applications utilisées dans le monde médical. Les normes et standards utilisés par la communauté sont intégrés nativement. La solution propose des outils de supervision proactifs offrant une simplification et une diminution des coûts liée à l’exploitation.

  • Plus simple;
  • Plus fiable;
  • Plus économique.

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Identity Manager - Maîtrisez l’accès à votre Système d’Information - Sécurisez & Automatisez la gestion des habilitations :ENOVACOM Identity Manager est la solution de gestion des identités dédiée aux établissements de santé. Elle couvre l’intégralité du cycle de vie des personnes dans l’établissement (arrivées, mutations, changement de service, congés, départ) et l’affectation rapide des applications et des ressources. En s’appuyant sur ce référentiel, seules les personnes habilitées auront les bons droits d’accès pour atteindre la bonne information, au bon moment. Fini la perte de temps pour le nouvel agent : l’accès à ses applications, l’affectation de son email, de son téléphone et de son badge est automatisée en fonction de son métier et de ses attributions. En optimisant vos processus, l’accueil de vos agents est amélioré tout en garantissant la confidentialité des données de vos patients. Vous avez la possibilité en temps réel de connaître la liste des personnes autorisées par application.

  • Amélioration de vos processus;
  • Gain de temps important;
  • Confidentialité des données.

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Smart Audit - Assurez le suivi des actions utilisateurs en quelques clics :Au sein des établissements de santé, il est difficile de tracer les accès et les modifications effectuées sur les applications. Qui a changé le nom du patient ? Qui a eu accès à ses informations ? Ou plus simplement, combien de sessions sont ouvertes simultanément ? ENOVACOM Smart Audit est la solution d’audit et de traçabilité permettant de suivre les actions d’un utilisateur, de son authentification à sa déconnexion. En s’appuyant sur les logs produits par chaque application, vous avez désormais la possibilité de retrouver chaque évènement impactant votre Système d’Information. En quelques clics, bénéficiez d’une vision en temps réel des activités par service.

  • Simplifier la collecte & l’exploitation des logs;
  • Préserver la confidentialité des données patients;
  • Garantir la conformité avec la réglementation.

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  En savoir plus Visitez le site Web d'ENOVACOM


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Centre d'assistance et support informatique (CASI) de COSIOR

Le Centre d’assistance et de support informatique (CASI) situé sur la Rive-Sud de Montréal dessert une clientèle de plus de 100 entreprises du domaine privé et du domaine public.

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Notre CASI compte sur une équipe multidisciplinaire formée de techniciens informatiques, spécialistes infrastructures, gestionnaires de bases de données, développeurs de sites Web et d’applications ainsi que plusieurs autres spécialistes. Toutes ces ressources font partie intégrante de notre plan de relève en cas de nécessité.

Notre personnel de gestion du CASI, ainsi que nos ressources technologiques ont été formés et sont, pour la majorité, certifiée au niveau de « Fondation » des meilleures pratiques ITIL. Un plan de formation continue est en place afin d’assurer de manière constante un niveau de qualité élevé des services offerts. Du début de l’incident jusqu’à sa résolution, les conseillers assignés à votre organisation s’assureront de répondre aux besoins de votre organisation.

Ce service est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par année. Pour le service de soir et de nuit, le technicien de garde de COSIOR rappellera l’utilisateur qui aura laissé un message dans la boîte vocale du département informatique dans un délai de 30 minutes. Par le biais du CASI, il nous est possible de vous offrir un service de type ‘’clé en main’’, quant à la gestion des incidents et de soutien à votre infrastructure technologique, ainsi que le service-conseil en TI.

Nous pouvons également faire appel à d’autres firmes et/ou ressources autonomes spécialisées externes avec lesquelles nous avons des ententes de partenariat offrant une disponibilité selon une procédure d’escalade précise si le problème ou l’incident l’exige.

En tout temps les techniciens et spécialistes informatiques au service de votre organisation disposent de la banque de connaissance complète de COSIOR.

  En savoir plus Visitez le site Web de COSIOR


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